Los gastos asociados a la ejecución del proyecto sólo se pueden realizar desde la fecha en que la Resolución que aprueba el convenio (“Resolución J”), se encuentra totalmente tramitada. A excepción de los gastos de la garantía, en caso de ser un proyecto de modalidad de anticipo.

Las modificaciones que se pueden realizar a las actividades del proyecto son:

• Ampliación de plazo para entrega de Rendiciones de Cuentas e Informes Técnicos (Parciales o Final).
• Eliminar y/o incorporar un mercado.
• Eliminar y/o incorporar una actividad.
• Traspaso de recursos entre actividades.
• Incorporación o eliminación de ítem de gastos financiables.
• Cambios de beneficiario directo.
• Cambios de fechas de ejecución de actividades.
• Ampliación de plazo para entrega de Subsanación de Rendición.

Los plazos específicos para cursar este requerimiento se deben enviar al supervisor de ProChile, y deben ser solicitadas al menos 10 días hábiles antes de la ejecución efectiva de la actividad, o antes de presentar la rendición de cuentas en el caso del “Traspaso de Recursos entre Actividades” e “Incorporación de ítem de gasto”.

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Dependiendo del tipo de modalidad de entrega de recursos públicos, los plazos para presentar la rendición serán los siguientes:

• Modalidad de Reembolso: Hasta 20 días corridos contados a partir del término de cada actividad contemplada en el proyecto.
• Modalidad de Anticipo: La rendición deberá efectuarse de manera mensual, dentro de los 20 primeros días corridos del mes siguiente al que se está rindiendo. Esta obligación comenzará a regir una vez entregado transferidos los recursos públicos.

En caso que el plazo venza en un día no hábil, la rendición se deberá entregar a más tardar el día hábil siguiente.

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Son 10 días hábiles para reintegrar los recursos, a contar de la fecha de notificación del último análisis de cuenta o la fecha que indique el Supervisor.

• Para gastos superiores a 50 UTM se debe adjuntar el contrato u orden de compra.
• Para gastos superiores a 150 UTM, se deben adjuntar 3 cotizaciones de 3 proveedores distintos, incluyendo al seleccionado, o carta de excepción que justifique la selección del proveedor.

El contrato deberá contemplar, al menos las siguientes cláusulas:

• Individualización de la persona que presta el servicio.
• Nombre y documento de identificación.
• Mención expresa del objeto especifico del contrato.
• Monto a pagar por los servicios contratados.
• Plazo o fecha en la cual será desarrollada la prestación de servicios.
• Fecha en que se hará efectivo el o los gastos asociados al contrato respectivo.
• Fecha, forma (efectivo, transferencia bancaria, pago con tarjeta de crédito y Transferencias bancarias Internacional) y medio en que se hará efectivo el o los pagos asociados al contrato.
• Firma de ambas partes.

• Deberá ser legible.
• Sin enmendaduras ni adulterados.
• En buen estado y completos.
• Documentos más pequeños deberán ser pegados individualmente en una hoja en blanco.
• La totalidad de la documentación debe venir corcheteados o en una carpeta o archivador.

Al momento de rendir, se deberá acreditar que los documentos de respaldo acompañados ya han sido pagados, para lo cual se deberá adjuntar lo siguiente:

• Pagos en Efectivo: Documentos tributarios, invoice u otro, que corresponda a la adquisición de los bienes o prestación de servicios.
• Pagos por Transferencia Bancaria Electrónica: Comprobante de la transferencia efectuada.
• Pagos por Transferencia Internacional: Comprobante de la transferencia electrónica o en su defecto la carta de instrucción enviada a la entidad bancaria que efectuó dicha transacción.
• Pagos con Tarjeta de Crédito: Comprobante o voucher de la tarjeta de crédito y el correspondiente estado de cuenta pagado en una sola cuota.
• Pagos con Tarjeta de Débito: Comprobante o voucher de la tarjeta, o cobro en la cartola de cuenta corriente.
• Pagos con cheque: Copia del cheque y su cobro en cuenta corriente.(2)

Importante señalar, que las transferencias realizadas deben incluir como mínimo el RUT de quien recibirá los fondos, el monto y el detalle de la cuenta.

Todos los cheques deben ser nominativos a nombre de la empresa contratada, su representante legal o a quien indique el contrato. Adjunta cartola de cuenta corriente.

En convenio de modalidad de anticipo, se deberá adjuntar el comprobante de compra de divisas, el cual deberá indicar una operación de cambio real en el mercado formal por el equivalente - al menos – al monto de cofinanciamiento público de los gastos realizados en la ejecución de actividades que se están rindiendo.

En convenio de modalidad de reembolso, para determinar el tipo de cambio debe considerar las siguientes opciones:

• Adjuntar el comprobante de compra de divisas que represente una operación de cambio formal, por el equivalente - al menos – al monto de cofinanciamiento público de los gastos realizados en la ejecución de actividades que se están rindiendo.
• En caso que haya financiado gastos en moneda extranjera con recursos propios, el tipo de cambio se calculará tomando el valor observado por el Banco Central, definiéndose como data de la operación la fecha de la boleta, factura, invoice, u otro documento análogo, emitido a propósito de la compra del bien o prestación de servicio.

Podrá obtener el reembolso una vez que se haya aprobado la rendición cuentas y los informes técnicos correspondientes.

Una vez cuando el supervisor de ProChile, haya gestionado el cierre de su proyecto.

El retiro de la garantía podrá ser realizado por la empresa adjudicataria o por quien este mandatare mediante un poder notarial para tales efectos. Este deberá acompañarse al momento del retiro con el RUT de la empresa.

La entrega de la garantía se podrá realizar en la Sede Central de ProChile en Santiago, o en la Dirección Regional que corresponda.

• El uso de tarjeta de crédito como medio de pago debe hacerse en forma excepcional, y debe solicitarse en forma previa la autorización del Supervisor de ProChile, a través de carta o correo electrónico.
• El pago con este medio debe realizarse a través de 1 sola cuota y al momento de rendir debe acompañar el respectivo comprobante de pago.

Los viáticos nacionales deben respaldarse de la siguiente forma:

• Planilla de viático firmada.
• Boarding pass originales o fotocopia de pasaporte o en caso excepcional factura pagado del recinto hotelero con detalle de:
  • Nombre de pasajero
  • Fechas de ingreso y salida (de no aparecer en glosa de factura debe adjuntar documento del reciento hotelero con ese detalle).

  Se debe respetar lo señalado en las consideraciones en relación al número de días autorizados en cada proyecto y considerar el valor diario consignado en la tabla de viáticos nacionales vigente.

Los viáticos internacionales deben respaldarse de la siguiente forma:

• Planilla de viático firmada.
• Boarding pass originales o fotocopia de pasaporte
• Itinerario de viajes

Se debe respetar lo señalado en las consideraciones en relación al número de días autorizados en cada proyecto y considerar el valor diario consignado en la tabla de viáticos internacionales vigente.

Corresponde a gastos de contratación de consultorías, asesorías y servicios de proveedores que desarrollen investigaciones de mercados, asesorías en marketing internacional y branding, apliquen instrumentos de investigación, diseñen y elaboren encuestas o informes, aceleren negocios y permitan conectar a las empresas chilenas con redes de negocios e inversión a nivel nacional e internacional u otras materias propias del proyecto. Excluidas las asesorías en elaboración de proyectos.

Para rendir este tipo de gastos se debe contar con Factura / Boleta o Invoice del proveedor (Persona jurídica, si es persona natural el concepto es Gastos de Honorarios).
Se requiere un ejemplar del contrato de prestación de servicios (u orden de compra) que contenga: identificación de ambas partes (nombre rut o n° de identificación), objeto de contrato, fecha de inicio y término de contrato, monto, modalidad de pago, fecha de pago.
Además, debe entregar informe que dé cuenta de los servicios contratados.

Todo gasto debe tener un comprobante de pago (que puede ser: transferencia electrónica, depósito, cheque, etc.). Debe corresponder a fecha y modalidad señalada en contrato u Orden de Compra, Si el pago es en una moneda distinta a pesos chilenos, debe acompañar comprobante de tipo de cambio correspondiente.

Corresponden a contratos suscritos con personas naturales de nacionalidad chilena o con inicio de actividades en Chile, ajenas a la entidad Adjudicataria, para realizar labores no permanentes y en apoyo al cumplimiento de los objetivos de Convenio suscrito, tales como: profesionales, técnicos y/o expertos en determinadas materias y/o labores de asesoría. Ej.: Realización de estudios de mercado; diseños de páginas web, traducciones o bien aquellos profesionales contratados específicamente para fines exclusivos del proyecto.

Deberá acompañar:

• Contrato de Servicios
• Informe de Servicios
• Boleta de Honorarios
• Formulario 29
• Informe Mensual de Boletas Recibidas del SII
• Comprobante de Pago

Corresponden a contratos suscritos con personas naturales en el exterior, ajenas a la entidad Adjudicataria, para realizar labores no permanentes y en apoyo al cumplimiento de los objetivos de Convenio suscrito, tales como: profesionales, técnicos y/o expertos en determinadas materias y/o labores de asesoría. Ej.: Realización de estudios de mercado; diseños de páginas web, traducciones o bien aquellos profesionales contratados específicamente para fines exclusivos del proyecto.

Deberá acompañar:

• Contrato de Servicios
• Informe de Servicios
• Fotocopia de Documento de identificación/Pasaporte (con firma de Contratado).
• Comprobante de Pago, excepcionalmente puede ser Recibo de dinero en efectivo firmado (en caso de ser pago en efectivo).
• Comprobante de tipo de cambio, si el pago es en una moneda distinta a pesos chilenos

Corresponde a los gastos relacionado a la compra de pasajes
Deberá acompañar:

• Boleta/Factura y Ticket Electrónico.
• Itinerario de Viajes
• Comprobante de Pago

Pasajes solo en clase económica.
En caso de facturas emitidas por terceros, se deberá anexar el ticket electrónico
Podrán ir con cargo a este ítem gastos por concepto de visas, necesarias para la realización de viajes en cumplimiento de las actividades contempladas en el proyecto. Así como la primera maleta, en caso de que la empresa aérea la cobre por separado.

Estos gastos se asocian a arriendos de espacios físicos para instalación de stand en todo tipo de eventos relacionados con las actividades aprobadas para su financiamiento.
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o Invoice
• Nómina de personas atendidas
• Comprobante de Pago

Son los gastos que resultan del arrendamiento de espacios físicos para realizar reuniones específicas, las cuales se desarrollan principalmente en hoteles.
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o Invoice
• Nómina de personas atendidas
• Comprobante de Pago

Gastos incurridos en arrendamiento de inmuebles en el mercado de destino, en la medida que se trate de gastos temporales sujetos a la duración de la ejecución del proyecto, con un plazo máximo de 3 meses (solo proyectos empresariales)
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o Invoice
• Contrato de arriendo
• Comprobante de Pago

Corresponde a gastos para la elaboración de materiales promocionales, tales como: catálogos, dípticos, trípticos, pendones, carpetas, logos, servicios de impresión, y material digitalizado (entre otros).
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o Invoice
• Comprobante de Pago

Corresponden a los gastos del desarrollo de páginas Web, no se financian mantenciones a páginas existentes.
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o Invoice
• Comprobante de Pago

Estos gastos están referidos al pago de Inscripciones y/o derechos de asistencia a seminarios, cursos, capacitaciones y ferias, entre otros.
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o Ticket
• Comprobante de Pago

Corresponde a los gastos asociados al transporte aéreo y terrestre de carga. Ej.: Envío de muestras a la ciudad de destino (sólo atribuible al transporte de carga y servicios Courier).
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura
• Detalle de envío por monto y destino
• Comprobante de Pago

En caso de que se rinda un tipo distinto de envío (maleta extra en vuelo, carta de exportación, etc.) se deberá justificar adjuntando 3 cotizaciones y el supervisor deberá aprobar dicho gasto.

Este costo dice relación con los gastos de administración necesarios para la realización adecuada de las actividades de promoción (servicios básicos relacionados a la ejecución del proyecto: Telefonía celular y fija, correspondencia internet, agua, fotocopias, gastos comunes, materiales de oficina).
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura
• Comprobante de Pago

Los gastos de administración no pueden superar el 2% del valor del proyecto. Para los casos en que la Adjudicataria posea más de un proyecto en ejecución, el cálculo del 2% correspondiente a gastos de administración deberá ser imputado soló a uno de los proyectos.

Gastos referidos a la compra de servicios publicitarios y de difusión, tales como: espacios de televisión y radio; insertos en periódicos y revistas, entre otros.
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o invoice
• Comprobante de Pago

Se refiere a los gastos por montaje y desmontaje de stand, generalmente en actividades vinculadas a ferias internacionales, que no sean parte del calendario oficial de ProChile, además considera la compra de implementos y utensilios (que no constituyan activo fijo), para habilitar operativamente los stands (Ej.: vasos, banderas etc.).
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o invoice
• Comprobante de Pago

Corresponde a gastos por servicios de interpretación y/o traducciones prestadas por personas jurídicas.
Si es persona natural, rendir como Honorarios
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o invoice
• Comprobante de Pago

Corresponden a los gastos bancarios generados por el envío de remesas al exterior por concepto de actividades realizadas en el proyecto
Si es persona natural, rendir como Honorarios
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o invoice
• Comprobante de Pago

Corresponde al costo financiero de la obtención o renovación de las garantías que deba mantener vigente el Adjudicatario en beneficio de DIRECON
Deberá acompañar:

• Boleta o Factura o invoice
• Comprobante de Pago

Este gasto puede ser rendido antes de la fecha de suscripción del convenio, en los casos de que sea necesario para la elaboración de este.